Blog – Fotoverwaltung

Mit der aktuellen Version von pixafe Web haben die Entwickler von pixafe einen großen Schritt gemacht: Die neue Webanwendung vereint inzwischen alle zentralen Funktionen, die bislang über verschiedene Module abgedeckt wurden – nämlich Classic + Cockpit (Benutzer-/Rechteverwaltung) + Audit (Datenqualität) + DSGVO (Einverständniserklärungen) + User Management + Stammdatenverwaltung + Autotagging (KI-gestützte Bilderkennung) + Transfer (Teilen / Weitergabe).

Großer Vorteil dabei: Keine Installation mehr am Client-Rechner nötig. Alles läuft über den Browser.

Warum ist das wichtig?

In vielen Organisationen war bisher der Workflow so:

• • Die Asset-Datenbank wurde von den Archivaren ausschließlich über pixafe Classic verwaltet. 
  • Die in Classic integrierten zusätzlichen Tools wie das Cockpit oder spezielle Module (Audit, DSGVO, User Management) wurden parallel betrieben.
  • Updates, Benutzerrechte, Uploads, Downloads, Freigaben – das Ganze war oft verteilt, verschiedene Clients oder Module notwendig.

Mit der neuen Webanwendung gilt: Alles in einer Oberfläche. Das bringt große Vorteile:

1. 1. Einfachere Bedienung & intuitives User-Interface: Die neue Weboberfläche wurde mit einem modernen JavaScript-Framework umgesetzt und setzt auf modernes Flat/Material Design – das erleichtert den Einstieg erheblich.

   2. Keine Software-Installation am Arbeitsplatz mehr: Jeder kann mit einem beliebigen Browser (unter Windows, macOS, Linux) sofort auf die Datenbank zugreifen.

   3. Besserer Zugriff – auch für Kunden und Partner: Über den Browser können auch externe Personen wie Kunden, Dienstleister oder Partner mit Zugriff ausgestattet werden – inklusive fein abgestufter Rechte- und Sichtbarkeitsgruppen. Das macht Freigaben und Zusammenarbeit deutlich flexibler.

Was genau kann pixafe Web leisten?

Hier ein Überblick der Funktionen, die nun in der Webanwendung enthalten sind (für die vollständige Beschreibung siehe Handbuch):

• • Beliebige Suche nach Bildern, Videos, Dokumenten (Assets) via Browser – Begriffe, Kategorien, Orte, Personen, Themen, Schlagworte, Datum und beliebige Kombinationen. Ergebnisse können im Warenkorb gesammelt werden für Massen-Operationen (z.B. Download, Beschriften, Teilen, Löschen, …)

  • Anzeige und Bearbeitung der Beschriftungen und Metadaten direkt im Web: IPTC, EXIF, DSGVO-Einträge.

  • Upload von einzelnen Dateien oder von Ordnerstrukturen inklusive aller Unterordner. Diese neuen Upload Möglichkeiten entsprechen dem bekannten pixafe Autoinsert, bei dem große Asset Mengen importiert und automatisch beschriftet werden: Schlagworte, Kategorien, Orte, Personen werden aus den Ordnernamen übernommen und Bildinhalte durch pixafe Autotagging (KI) erkannt und beschriftet.

  • Verwaltung von Sichtbarkeits­gruppen („Wer sieht was?“) – einfach deklarativ konfigurierbar: z. B. Mitarbeiter, Kunden, Partner mit unterschiedlichen Zugriffen.

  • Benutzer- und Rechteverwaltung direkt über das Web: Anlegen neuer Nutzer, Sperren, Rechte vergeben (Upload, Beschriftung, Download etc.).

  • DSGVO Funktionen erlauben es den abgebildeten Personen ihre Einverständniserklärungen zu erteilen oder zu widerrufen.

• • Audit-Funktion integriert: Analyse der Datenqualität, z. B. fehlende Kategorien, keine Personenbeschriftung, DSGVO-Einträge fehlen – und direktes Eingreifen sowie automatisierte Verbesserungen möglich.

  • Weitergabe/Teilen von Assets per Link oder Attachment: z. B. an externe Empfänger, mit Gültigkeitsdauer, Einschränkungen nach Wochentagen/Uhrzeit etc.

  • Kontrolle und Ergänzen von Bildbeschriftungen durch öffentlich zugängliche Benutzer – diese haben zwar kein Schreibrecht, können aber erkannte Unstimmigkeiten einfach an den Archivar übermitteln.
• • Keine zusätzliche Module mehr notwendig – alles läuft in der Webanwendung.

Das System wird laufend weiterentwickelt, die Dokumentation der Updates veröffentlicht.

Warum ist das besonders für Ihre Organisation interessant?

Wenn Sie bislang mit verschiedenen Tools gearbeitet haben (Classic + separates Cockpit + Audit), bedeutet der Umstieg auf pixafe Web:

• • Weniger Systemkomplexität: Ein System, eine Oberfläche.

  • Geringerer Schulungsaufwand: Nutzer lernen nur noch eine Oberfläche.

  • Einfacherer Zugriff für externe Nutzer (z. B. Kunden, Dienstleister): Einfach einen Web-Login freischalten, keine Installation notwendig.

  • Effizientere Prozesse: Upload, Freigabe, Beschriftung, Rechteverwaltung, Audit – alles im Browser.

  • Einfaches Deployment: Updates brauchen nur einmal au dem Server installiert werden. Kein Rollout auf die Clients.

• • Zukunftssicherheit: Moderne Webarchitektur mit REST API, moderne UI, performant auch bei großen Datenbeständen.

Tipps für den Einstieg

• • Prüfen Sie, ob Ihre pixafe-Installation kompatibel ist mit der Web – dazu können Sie auch einfach den pixafe Support kontaktieren.

  • Legen Sie klare Sichtbarkeitsgruppen fest: Wer darf welche Assets sehen, bearbeiten, freigeben?

  • Nutzen Sie die Audit-Funktion als wirkungsvolle Qualitätssicherung: z. B. fehlende Metadaten, DSGVO-Einträge überprüfen.

  • Nutzen Sie die Möglichkeit, externen Partnern Zugang zu geben – mit differenzierten Rechten und Ablaufdaten für Links.

Fazit

Mit dem neuen Update von pixafe Web ist ein großer Schritt hin zur vollständigen Web-basierten Medien- und Asset-Verwaltung gelungen. Die Zeiten, in denen verschiedene Clients und Module nötig waren, gehören der Vergangenheit an. Ob Beschriftung, Rechteverwaltung, Upload, Audit oder Freigabe – alles findet jetzt in einer intuitiven Webanwendung statt. Für Agenturen, Unternehmen, Verlage, Archive oder Service-Dienstleister bedeutet das: weniger Komplexität, mehr Flexibilität, niedrigere Einstiegshürden – insbesondere wenn auch externe Nutzer (Kunden, Partner) beteiligt sind.

Wir empfehlen allen bisherigen Nutzern von pixafe Classic & Co., sich die neue Version anzusehen – der Umstieg lohnt sich!

Mit dem neuen Update für pixafe Web wird die Bilddatenbank noch leistungsstärker. Besonders Marketing-Abteilungen und Unternehmensarchive profitieren stark von den erweiterten Funktionen, die Ordnung, Konsistenz und schnelle Auffindbarkeit aller Assets wie Bilder, Videos und Dokumente garantieren.

Stammdatenverwaltung – als Schaltzentrale für perfekte Metadaten

Hauptaspekt des neuen Updates ist die neue Stammdatenverwaltung. Damit können Administratoren nun auch im Web so wie bisher im Cockpit die zentralen Begriffe wie Kategorien, Schlagworte, Orte und Personen gezielt:- Umbenennen- Löschen- Verschieben- und in andere Begriffstypen umwandeln.

Praxisnutzen für Marketing

• • Einheitliche Verschlagwortung über alle Assets hinweg
  • Schnelle Korrektur nach automatischen Importen
  • Automatische Vererbung von übergeordneten Begriffen

Beispiel: Wird ein Foto mit dem Schlagwort Eiffelturm beschriftet, erhält es automatisch auch die Zuordnung zu den Kategorien Turm und Architektur aber auch zu den Ortsangaben Paris, Frankreich und Europa und zudem zu den Schlagworten Hauptstadt, Großstadt und Stadt. So wird es auch bei einer Suche nach diesen Begriffen gefunden. Und: es liegt nicht in der Verantwortung des Archivars, bei der Beschriftung des Bildes an all diese Begriffe zu denken – die Zuordnung passiert automatisch!

Intelligente Verknüpfungen – automatische Kontextinformationen

Mit den erweiterten Verknüpfungsfunktionen lassen sich Begriffe übergreifend verbinden. Ein Schlagwort kann so direkt mit einem Ort oder einer Kategorie verknüpft werden. Das Ergebnis: Einmal beschriften – überall korrekt gefunden.

Vorteil für Marketing-Teams

• • Mehrfachnutzen einer einzigen Beschriftung
  • Sofortige Bereitstellung relevanter Zusatzinfos für Kampagnenbilder
  • Minimierung von Such- und Verwaltungsaufwand

Flexible Umwandlungsregeln – Datenstrukturen anpassen ohne Chaos

Die Umwandlungsfunktionen erlauben es, bereits vergebene Begriffe in andere Typen zu überführen, also ein Schlagwort in eine Ortsangabe oder eine Person oder Kategorie umzuwandeln. Alle denkbaren Umwandlungen sind möglich und erlauben später intuitive Suchen. So bleibt Ihre Marketing-Mediathek stets anpassungsfähig und konsistent.

Warum dieses Update ein Gamechanger für Marketing-Archive ist

In wachsenden Bildarchiven verlieren Marketing-Teams oft Zeit bei der Suche nach dem richtigen Asset. Mit den neuen Funktionen in pixafe Web können Sie:

• • Bilder und Videos schneller finden
  • Kampagnenmaterial gezielt bereitstellen
  • Metadaten unternehmensweit konsistent halten
  • Fehler und Dubletten einfach korrigieren

Das Resultat: Weniger Suchaufwand, mehr kreative Zeit und eine Bilddatenbank als strategisches Marketing-Werkzeug

Fazit: Das neue pixafe Web  Update macht aus Ihrer Bilddatenbank ein  leistungsfähiges, flexibel steuerbares Archiv.
Für Marketing-Abteilungen bedeutet das: Mehr Kontrolle, weniger Aufwand und maximale Verfügbarkeit Ihrer Medien – jederzeit und überall.

Um als Archivar stets den Trend der Datenqualität im Auge zu behalten und diese immer optimal zu halten verwenden Sie am besten pixafe Audit – auch verfügbar in pixafe Web.

Der pixafe Webserver wird von unseren Kunden gerne verwendet. Die komfortable und sehr intuitive Web-Anwendung wird seit  Anfang 2024 laufend weiterentwickelt.

 

Der neue Webzugang zur Bilddatenbank ist dank Google Material Design nicht nur intuitiv zu bedienen. Die moderne Architektur basierend auf REST API bietet außerdem viele neuen Möglichkeiten.

Lesen Sie alle Details zu pixafe Web der zweiten Generation.

Der ADS Manager wurde in das pixafe Cockpit integriert.

Die ausführliche Dokumentation zeigt die neuen Möglichkeiten und die verbesserte Bedienbarkeit dieses Werkzeugs.

Mit der pixafe App speichern Sie neue Fotos vom Handy gleich in der Datenbank ab. Dank automatischer Beschriftung, Übermittlung der Geodaten und personalisierter Vorbelegung von Schlagworten und Kategorien sind neue Bilder ohne manuelle Eingabe bereits gut beschriftet und können von Ihren Kollegen im Marketing sofort verwendet werden. So haben Sie auch unterwegs alle Bilder sofort zur Hand.

Weitere Details finden Sie in der Dokumentation.

Das Cockpit ist die neue intuitive Benutzer-Oberfläche für das pixafe System mit modernem Look, intuitive Benutzerführung und vielen hilfreichen Funktionen und Werkzeugen. Weitere Details finden Sie in der Dokumentation.